BPM (Business Process Management)
Cíle
Cílem aplikací metod a postupů BPM je především zvýšení efektivity řízení a zprůhlednění podnikových procesů, dále odstranění duplicit, zbytečných a neefektivních činností, nastavení kompetencí a odpovědností v procesech, rychlejší podnikové procesy, měření a řízení výkonnosti procesů, snížení nákladů na průběh procesů a osobních nákladů, zajištění efektivního a průhledného řízení podniku, řízení rizik, výrazné zkvalitnění vztahů s dodavateli a zákazníky, zvýšení přidané hodnoty nebo schopnosti tvořit přidanou hodnotu, optimalizace procesní struktury podniku před implementací nového nebo rekonfigurací stávajícího informačního systému, zavedení nebo aktualizace systému řízení jakosti podle ISO 9000, TS 16949 nebo VDA, akvizice podniků nebo jejich začlenění do skupin podniků a další.
Postup
Na začátku je jednodenní bezplatný audit organizační struktury, procesních toků a dalších identifikátorů pro správné stanovení metodiky a cílů projektu. Následující projekt je sestaven ze třech kroků:
- krok - mapování procesů a zdrojů procesů s použitím metodiky First STEP®, dále systému kompetencí, odpovědností a motivace, vytvoření procesních map ve formátu "AS IS". Realizuje tým specialistů INVENTIO CONSULTING s.r.o.
- krok - optimalizace průběhu procesů (odstranění neefektivit, duplicit, procesů bez zákazníka), vytvoření procesních map ve formátu "TO BE", návrhy na změny organizace, motivace, kompetencí, odpovědností, čerpání zdrojů, časové naladění průběhu procesů, změny konfigurace informačního systému a další. Realizuje tým složený v poměru 50/50 ze specialistů INVENTIO CONSULTING s.r.o. a pracovníků klienta.
- krok - implementace výstupů 2. kroku do každodenní praxe, vytvoření a řízení týmu změn. Realizace formou koučingu implementačních týmů (změnové týmy) pracovníků klienta. Ve 3. kroku jsou zavedené nástroje pro měření výkonnosti procesů a procesní controlling.
Nejčastěji využívaný projektový postup je realizace projektu + implementace výstupů koučingem.
Délka trvání
Kroky 1. a 2. trvají v součtu 3 až 20 týdnů v závislosti na velikosti podniku klienta, resp. rozsahu zadání, organizační struktury a úrovni hloubky procesní analýzy. Krok 3. má obvyklou délku trvání 6 měsíců.
Hlavní přínosy
Ve výsledku štíhlejší a průhlednější organizační struktura optimalizovaná podle průběhu procesů, které lze nejen efektivně řídit, měřit jejich výkonnost, ale i neustále je zlepšovat a zrychlovat (efektivně řídit zdroje na procesy). Ze zkušenosti dosahujeme zkrácení průběžné doby procesů až o 30% a úspory v osobních nákladech se pohybují od 5% výše. Dalšími přínosy jsou odstranění duplicitních, neefektivních a zbytečných procesů a činností, zlepšení komunikace, funkční systémy motivace, kompetencí a odpovědností, zvýšení kvality schopnosti tvorby přidané hodnoty, identifikace kritických faktorů úspěchu procesů (CSF, nezbytné pro řízení rizik), řízení klíčových výkonnostních indikátorů (KPI), aktualizace norem ISO 9000 (TS 16949, VDA a dalších), eliminace rizik při akvizicích podniků, rychlé a efektivní začlenění podniku do skupiny, aplikace centrálního (skupinového) řízení nevýrobních procesů a další.
Nástroje
Při realizaci projektů používáme SW aplikace Interfacing® EPC®, Interfacing® Designer, anebo Interfacing® Charter kanadské společnosti Interfacing® Technologies Corporation (www.interfacing.com), které jsme licencovaným partnerem pro Českou a Slovenskou republiku. Tyto SW aplikace jsou prodejné i samostatně (SW nástroje pro BPM).
Určení
Aplikace metod BPM jsou určeny pro široké spektrum podnikatelských subjektů, od malých podniků až po velké korporace, od výrobních podniků, přes zpracovatelský průmysl, potravinářství, automobilní průmysl až po segment služeb, utilit, státní, veřejné správy a samosprávy.
Projekty, řešení
Projekty využívající a aplikující metody BPM v realizaci jsou:
- Projekt Optimalizace podnikových procesů (i v kombinaci s personálním auditem)
Řešení v oblastech, výstupy:
- Štíhlá a průhlednější organizační struktura optimalizovaná podle průběhu procesů
- Podnikové procesy, které lze nejen efektivně řídit, ale i měřit jejich výkonnost
- Zvýšená efektivita řízení podniku
- Zavedené systémy zlepšování a zrychlování procesů
- Zrychlené rozhodovacích procesů
- Zkrácená průběžná doba procesů
- Vytvořená zákaznicky (procesně) orientovaná organizační struktury
- Cílově orientovaný motivační systém, kompetence a zodpovědnosti harmonizované v návaznosti na průběh hlavních procesů
- Odhalené zdroje neefektivit, duplicit a zbytečných aktivit
- V kombinaci s personálním auditem i snížená hladina personálních zdrojů na procesy
- Uvolněné vnitřní zdroje pro další využití
- Nastartování procesu kontinuálního zlepšování
- Projekt Optimalizace pracovních míst - redesign organizační struktury, personální audit
Řešení v oblastech, výstupy:
- Trvale zvýšená produktivita práce
- Úspora osobních nákladů bez vyvolání efektu zvýšení ostatních nákladů
- Nastavený optimální počet pracovníků pro zajištění všech nezbytných a potřebných činností společnosti
- Odhalené výkonnostní rezervy v útvarech organizační struktury
- Vytvořené disciplinované a organizované pracoviště
- Odstraněné nebo eliminované přátelské a rodinné vazby brzdící rozvoj podniku
- Změřená spotřeba času na potřebný výkon u jednotlivých funkčních míst
- Zvýšená konkurenceschopnost podniku
- Projekt Měření výkonnosti procesů (KPI, CSF)
Řešení v oblastech, výstupy:
- Stanovené a změřené výkonnostní indikátory KPI (Key Performance Indicator) - Klíčový výkonnostní indikátor, zdroje na procesy
- Zavedený systém řízení procesů prostřednictvím KPI
- Plánování procesů pomocí KPI
- Definované CSF (Critical Success Factor) - Kritické faktory úspěchu procesů
- Stanovené parametry v managementu řízení rizik
- Projekt Procesně orientovaný motivační systém - redesign systému kompetencí a odpovědností
Řešení v oblastech, výstupy:
- Motivační systém orientovaný na KPI procesů
- Odpovědnostní a kompetenční schéma společnosti postavené na průběhu jednotlivých procesů
- Zkrácení průběžných dob procesů
- Zvýšená kvalita komunikace v organizační struktuře
- Zvýšená efektivita v průběhu a v řízení procesů
- Trvalé zlepšení výkonnosti procesů
- Častá aplikace spolu s projektem Optimalizace podnikových procesů
- Projekt Procesní příprava na outsourcing
Řešení v oblastech, výstupy:
- Zmapovaný průběh procesů - procesní mapy činností, které podnik plánuje outsourcovat
- Stanovené KPI procesů
- Připravený projekt změny vlastníka procesů: cíle, kompetence, harmonogram, identifikace rizik, způsob řízení projektu
- Příprava návrhů předmětů smluv
- Příprava projektu přechodu na outsourcing
- Řízení projektu přechodu na outsourcing
- Projekt Procesně-personální audit pro státní, veřejnou správu a samosprávu (včetně podniků a organizací s jejich vlastnickým podílem)
Cílem projektu je zpracování návrhu reengineering procesů s definováním potřeb zdrojů zaměstnanců a úředníků
- Oblasti zlepšovaní mohou být například v řízení PO, vyšší připravenost na plánovací období 07-13, zavadění principů neustálého se zlepšování organizace, komunikace mezi managementem úřadu a volenými zástupci, orientace na zákazníka externího i interního atd.
- Projekt spojuje naše zkušenosti s personálními audity (PA) se zkušenostmi zdokonalování procesů (BPM) v organizacích
- Projekt Příprava na procesní certifikaci nebo recertifikaci podle ISO 9001, TS 16949 nebo VDA
Řešení v oblastech, výstupy:
- Úvodní systémový audit podle normy ISO 9001/2000 nebo ISO TS 16949
- Vyhodnocení výsledků auditu a sestavení plánu implementace
- Proškolení pracovníků z požadavků normy ISO 9001/2000 nebo ISO TS 16949
- Vytvoření nebo aktualizace procesní mapy podle výsledků auditu
- Aktualizace nebo vytvoření popisu systému řízení jakosti podle požadavků normy ISO 9001/2000 nebo IS TS 16949
- Implementace navržených opatření k dosažení shody firemního systému s požadavky normy
- Průběžné interní systémové audity mapující postup implementace
- Vytvoření příručky jakosti a navazujících směrnic, případně jejich aktualizace
- Závěrečný interní systémový audit před certifikací
- Projekt Audit IS (míra využití IS, identifikace funkčnosti IS, IS vers. podniková strategie)
Řešení v oblastech, výstupy:
- Analýza současného stavu IS
- Porovnání s cíly a očekáváními IS
- Identifikace zjištěných rozporů mezi reálnou skutečností x očekáváními
- Identifikace příčin
- Návrh řešení problémů, resp. pravidla pro budoucí chování tak, aby k identifikovaným rozporům (chybám) nedocházelo.
- Provedení individuálních řízených rozhovorů (interview)
- Možné zapracování auditu do procesního modelu
- Projekt předimplementační optimalizace podnikových procesů (před implementací nového IS nebo rekonfiguraci stávajícího)
Řešení v oblastech, výstupy:
- Zpracování procesního modelu ve formátu "AS IS". S použitím metodik BPM (Business Process Management) s označením procesů a aktivit při používání IS
- Optimalizace procesů vzheldem k potřebnám provozu v informačním systému
- Zpracování procesního modelu v otpimalizované podobě "TO BE"
- Popis aktivit vzhledem k potřebám při využívání IS
- Definování potřeb budoucích uživatelů IS
- Projekt Výběr dodavatele nového IS
Řešení v oblastech, výstupy:
- Zjištění potřeb uživatelů
- Definice požadovaného cílového řešení v implementaci IS
- Zpracování poptávkového dokumentu
- Koordinace a účast na výběrovém řízení
- Po výběru dodavatele konzultace při verifikaci smluv
- Projekt Exekutivní dozor nad implementací IS
Řešení v oblastech, výstupy:
- Dozor nad implementací IS jako nezávislý subjekt
- Projektové řízení implementace IS
- Řízení projektového týmu zákazníka
- Komunikace a definice cílů a dílčích cílů během implementace
- Odborná komunikace s dodavatelem IS
- Koordinace všech subjektů účastnících se na implementaci IS
- Cílené směrování k úspěšnému nasazení nového IS
a další řešení nebo kombinace
Doplnění
Pro zvýšení přidané hodnoty aplikací vybraných řešení BPM jsme spolu s partnerem TAKT-poradenství a konzultace, s.r.o. připravili společný projekt, který je zasazen do řešení Optimalizace podnikových procesů a personální audit. Dodavatelem procesního řešení je až po vytvoření procesní mapy ve formátu TO BE INVENTIO CONSULTING s.r.o. Tady vstupuje do projektu produkt partnera a tím je Analýza lidského potenciálu, realizovaná formou vyšetření (testování) zaměstnanců. Smyslem a cílem je do pozic vlastníků klíčových procesů najít především uvnitř ve společnosti klienta pracovníky s nejvyšší personální kvalitou.